Responder ante un desastre natural o una emergencia no solo significa garantizar la seguridad inmediata de los empleados, sino también planificar cómo la empresa seguirá funcionando en el período subsiguiente. Aunque la empresa no esté ubicada en un área propensa a desastres naturales o provocados por el hombre, un plan integral para continuar con su negocio ayudará a prepararse para lo inesperado. Better Business Bureau (BBB) recomienda a los empresarios desarrollar un plan de acción en caso de que su empresa se enfrente a un desastre.
Según el Instituto de Seguros para la Seguridad del Hogar y los Negocios (Insurance Institute for Home and Business Safety), uno de cada cuatro negocios pequeños obligado a cerrar debido a un desastre, no vuelve a abrir. Las empresas que cuentan con un plan para continuar con su negocio —y lo ponen en práctica durante y después de un desastre — típicamente experimentan menos daños, pérdidas y tiempo de inactividad que las empresas sin un plan.
“Si su empresa carece de un plan de emergencia, un desastre natural puede convertirse en una catástrofe comercial”, dijo Matthew Fehling, Presidente/CEO de BBB. “Sin embargo, un plan de emergencia sólido puede brindarle mucha tranquilidad y una mayor sensación de seguridad”.
Una vez que haya hecho planes para garantizar la seguridad de sus empleados, BBB le ofrece las siguientes recomendaciones para ayudar a que su empresa siga funcionando y satisfaciendo las necesidades de sus clientes después de un desastre:
- No permita que la situación lo tome por sorpresa. Considere los diferentes tipos de desastres -incendio, inundación, tornado, etc.- y cómo su empresa respondería de distinta manera ante la posibilidad de verse obligada a abandonar sus instalaciones durante una semana, un mes o más tiempo.
- Conozca sus alrededores. Determine ubicaciones alternas en donde su empresa pueda funcionar si se ve obligada a abandonar su edificio actual. Esto podría significar que los empleados trabajen desde sus hogares o encontrar una ubicación alterna para su oficina o tienda.
- Prepare a sus empleados. Identifique a los empleados que son esenciales a las operaciones de la empresa y conserve una lista de números de teléfono (casa, trabajo, celular) y correos electrónicos a la que los empleados puedan acceder desde varias ubicaciones (hogar, Internet, etc.).
- Comuníquese, comuníquese, comuníquese. Elabore un plan de comunicaciones de emergencia que detalle cómo su empresa se comunicará con los empleados, clientes, proveedores y otros contactos externos en los días posteriores a un desastre. Comuníquese con los proveedores y distribuidores para confirmar sus procedimientos al plan de emergencias. Esté preparado para usar proveedores alternos de equipos y suministros esenciales. Asegúrese de mantener sus equipos de respaldo en buen estado.
- Tenga un inventario actualizado de sus bienes. Revise sus pólizas de seguro para asegurarse que cuente con la cobertura adecuada en los artículos de valor. Una póliza estándar tal vez no cubra pérdidas por interrupción de negocio.
- Guarde sus documentos de forma segura y efectiva. Conserve duplicados de los registros de los empleados, nóminas, cuentas por pagar y cuentas por cobrar, y de otros registros esenciales en un lugar fuera del establecimiento comercial. Haga copias de los archivos informáticos importantes con frecuencia.
- Establezca un plan de sucesión para la empresa. Determine quién administrará la compañía en caso de que los líderes clave no estén disponibles.
Para obtener más sugerencias comerciales y confiables, visite www.bbb.org/us/bbb-news.
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